Eine vollständige Dokumentation des Arbeitsplatzes#

In diesem Anwendungsfall erstellen wir ein Gebäude, weisen diesem Gebäude verschiedene Räume zu und dokumentieren den Arbeitsplatz eines Mitarbeiters vollständig.

Schritt 1: Gebäude und Räume erstellen#

Um später Geräte, Verträge, Personen und andere Assets zu Gebäuden und Räumen hinzufügen zu können, müssen diese zunächst erstellt werden.

Wenn Sie keine Gebäude und Räume eingeben möchten, sondern die Dokumentation ausschließlich auf deren Geräte beschränken möchten, können Sie diesen Schritt überspringen oder zu einem späteren Zeitpunkt durchführen.

Die Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten können in docupike jederzeit hinzugefügt, aufgelöst, geändert oder gelöscht werden.

Damit ist docupike die optimale Lösung für die Dokumentation und Verknüpfung von Assets.

Gebäude erstellen#

In der linken Navigation finden Sie alle Klassen, mit denen Sie neue Objekte/Geräte erstellen können. In docupike stellt ein Objekt ein Asset dar. Ein Objekt kann also ein Gebäude, ein Notebook oder ein anderes Gerät, eine Person oder ein Vertrag sein.

Je nach Klasse, in der ein Objekt erstellt wird, werden über die aktivierten Kategorien unterschiedliche Informationen vom Benutzer abgefragt.

Gebäudeobjekt: Für Gebäude stehen z. B. wichtige Kontakte und aktuelle Verträge als Kategorien zur Verfügung.

Kundenobjekt: Kontakte und Verträge können auch in Kundenobjekten verknüpft werden, aber der Fokus liegt hier ebenfalls auf technischen Informationen.

Wir erstellen nun ein neues Gebäude namens "Filiale". In der linken Navigation wählen wir die Klasse "Gebäude" aus. Nun klicken wir auf die Schaltfläche "Neues Objekt", um ein neues Gebäude zu erstellen. Wir vergeben den Namen "Filiale" und speichern das Objekt.

Mit docupike lassen sich neue Assets superschnell erstellen

Räume erstellen und zuweisen#

Als Nächstes werden die Räume des Gebäudes erstellt. Dazu können Sie die Räume entweder über die linke Navigation erstellen oder als CSV-Datei importieren.

Über die linke Navigation wechseln wir zur Klasse "Raum".

Hier erstellen wir nun 5 Räume. Die Anzahl der zu erstellenden Räume kann in der Eingabemaske frei variiert werden. In diesem Beispiel erstellen wir 5 neue Räume mit 2 festen Nummern.

Wir aktivieren das Häkchen für alle 5 Räume und klicken auf den Button "Bearbeiten".

Hier wechseln wir in die Kategorie "Standort" und können den Standort aller Räume anpassen. Hier wählen wir als Standort unser Gebäude, das wir erstellt haben.

Der Standort kann über die Schaltfläche "Inventar" in der oberen Navigation aufgerufen werden.

Die Niederlassung wird nun mit den untergeordneten Räumen in der linken Navigation angezeigt.

Die Erstellung der Organisationsobjekte ist damit abgeschlossen.

Variante 2: Räume über CSV erstellen#

Um Objekte über CSV-Dateien zu erstellen, können Sie beliebige CSV-Dateien verwenden. Der Import erfolgt in der jeweiligen Klasse über das Import-Symbol. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und konfigurieren Sie im nächsten Schritt, ob Ihre Tabelle Spaltenüberschriften verwendet und welches Trennzeichen verwendet wird.

Wählen Sie im nächsten Schritt die Klasse aus, in der neue Objekte erstellt werden sollen.

Im letzten Schritt müssen Sie auswählen, welche Spalte für welches Attribut verwendet werden soll. In unserem Beispiel wählen wir für die erste Spalte den Namen und für die zweite Spalte den Standort.

Da es sich um neue Objekte handelt, kann die Frage "Möchten Sie Daten bereits vorhandener Objekte aktualisieren?" mit "Nein" beantwortet werden. Änderungen sind hier erforderlich, wenn bereits vorhandene Objekte aktualisiert werden sollen.

Der Speicherort kann über die Schaltfläche "Inventar" in der oberen Navigationsleiste aufgerufen werden.

Der Zweig wird nun mit seinen untergeordneten Räumen in der linken Navigation angezeigt.

Schritt 2: Personen anlegen#

Nun ist es an der Zeit, einige Personen zu unserer Dokumentation hinzuzufügen. Wie Räume und Gebäude können diese über die Klasse "Person" angelegt werden.

Häufig möchten Sie jedoch zunächst eine große Anzahl von Personen anlegen. Sei es als Export aus einem Kundenverwaltungssystem, dem Active Directory oder Excel.

In diesem Beispiel importieren wir die folgende Liste von Personen.

Personen über CSV-Import erstellen#

Dazu wechseln wir in die Klasse "Person" und wählen den CSV-Import aus.

Hier laden wir unsere CSV-Datei hoch.

Die Daten sollten nun strukturiert angezeigt werden. Wenn Sie ein falsches Trennzeichen ausgewählt haben, werden die Daten nicht korrekt angezeigt. In diesem Fall sollten Sie Ihre CSV-Datei überprüfen oder ein anderes Trennzeichen auswählen.

Datenansicht bei Auswahl des falschen Trennzeichens

Im nächsten Schritt werden die Spalten den Datenfeldern zugeordnet. Dazu ordnen wir nun die Werte aus unserer CSV-Datei den Felder in docupike zu. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

Schritt 3: Arbeitsplatz dokumentieren#

Über die Klasse "Arbeitsplatz" kann nun ein neuer Arbeitsplatz angelegt werden. Alternativ kann ein Arbeitsplatz auch direkt im jeweiligen Raum über die Standortansicht angelegt werden. Navigieren Sie dazu zu einem der angelegten Räume und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Objekt".

Der Arbeitsplatz ist nun automatisch mit dem Raum verknüpft. In der linken Navigation wählen wir nun die Kategorie "Kontakte". In dieser Kategorie können Benutzer, Administratoren und andere wichtige Kontakte eingetragen werden.

Über die Schaltfläche "Neuer Eintrag" verknüpfen wir nun unseren erstellten Benutzer "George Smith" und weisen ihm die Rolle "Benutzer" zu.

Verknüpfte Objekte#

Durch die Verknüpfung des Arbeitsplatzes mit der Person "George Smith" wird nun auch ein Eintrag für den Arbeitsplatz in der Person verknüpft.

Wenn Sie nun das Objekt "George Smith" in der Klasse "Person" öffnen, sehen Sie alle Objekte, in denen George Smith als Kontakt in der Kategorie "Kontakte (verknüpfte Objekte)" eingetragen ist. So hat man immer eine beidseitige Verknüpfung von Informationen.

Wenn Sie den Raum öffnen, dem Sie den Arbeitsplatz zugewiesen haben, finden Sie in der Kategorie "Standort (verknüpfte Objekte)" auch einen Eintrag für den Arbeitsplatz von George Smith. Hier besteht eine physische Verbindung, daher wird diese Beziehung in der Kategorie "Standort (verknüpfte Objekte)" und nicht in "Kontakte (verknüpfte Objekte)" angezeigt.

Workstation-Geräte erstellen#

Die Erstellung der Organisationsobjekte ist nun abgeschlossen. Jetzt müssen wir die Geräte zur Workstation hinzufügen.

Wir wechseln in der linken Navigation zur Klasse "Client" oder kehren zur Standortansicht zurück und wählen die erstellte Workstation aus.

Hier erstellen wir nun über die Schaltfläche "Neuer Eintrag" einen neuen Client.

Die Kategorie "Allgemein" enthält allgemeine Informationen zum Objekt. Sie wird in jeder Klasse automatisch aktiviert. Neben dem Namen können hier auch Tags vergeben oder eine zusätzliche Beschreibung eingefügt werden.

Sichtbare Felder anpassen

Über das Zahnrad-Symbol können in jeder Kategorie die anzuzeigenden Felder angepasst werden. So lässt sich die Ansicht individuell anpassen und auf das notwendige Minimum beschränken.

Durch Aktivieren oder Deaktivieren der jeweiligen Attribute werden diese in der Übersicht ein- oder ausgeblendet. In diesem Beispiel haben wir die Attribute für Objekt-ID, Erstellt von und Geändert von aktiviert.

Als Namen vergeben wir nun eine passende Bezeichnung für das Notizbuch. In diesem Beispiel nennen wir das Gerät "Notizbuch Smith".

Als System-ID können wir nun unsere eigene Identifikationsnummer vergeben (sofern vorhanden).

Bei Bedarf kann im Attribut Feld "Zweck" ein Verwendungszweck definiert werden. Dazu doppelklicken wir auf das Feld und erstellen über das Listensymbol einen neuen Verwendungszweck.

Alle Objekte können mit Tags versehen werden, um sie zusätzlich zu gruppieren und gezielt auswerten zu können.

Dokumentation allgemeiner Informationen#

In der linken Navigation können zusätzliche Informationen aus den aktivierten Kategorien für die jeweilige Klasse ausgewählt werden.

In der Kategorie Buchhaltung können finanzielle Informationen zum Gerät eingegeben werden. Hier werden unter anderem die Inventarnummer, die Kostenstelle, die Kosteneinheit, die Investitionskosten, die Betriebskosten und der Kauf dokumentiert.

Weitere interessante Kategorien zur Erfassung von Kundeninformationen sind unter anderem die folgenden:

Garantie: In der Kategorie "Garantie" können Garantieansprüche und -zeiten erfasst werden.

Rechnungen: Rechnungen für das Gerät können in der Kategorie "Rechnungen" erfasst werden.

Dokumentation technischer Informationen#

Neben allgemeinen Informationen sind insbesondere für Geräte und Systeme auch technische Informationen für die Dokumentation erforderlich. Für unser erstelltes Notebook werden wir nun Informationen zur CPU, zum Arbeitsspeicher, zur Festplatte und zur Grafikkarte erfassen.

CPU#

Um die CPU einzugeben, wechseln wir in der linken Navigation in die Kategorie CPU. Hier können über den Button "Neuer Eintrag" physische CPUs hinzugefügt werden.

Neben dem Hersteller und Modell können hier auch die CPU-Frequenz, die Anzahl der CPU-Kerne und bei Bedarf der SMT-Multiplikator dokumentiert werden.

Arbeitsspeicher#

In der Kategorie "Speicher" können die Größe und der Typ des RAM, der verwendete Steckplatz sowie Hersteller und Modell dokumentiert werden.

Für jedes installierte Modul sollte ein separater Steckplatz angegeben werden.

Dokumentation Peripherie#

Genauso wie wir den Client zum Arbeitsplatz hinzugefügt haben, können wir einen Monitor in der Klasse "Anzeige" hinzufügen.

Wieder wählen wir den erstellten Arbeitsplatz als Speicherort aus und geben alle erforderlichen Informationen in der Kategorie "Anzeige" ein.

Bitte füllen Sie auch die Kategorie "Abrechnung" aus, wir werden diese Informationen später auswerten.

Neue Klasse für Dockingstationen erstellen#

Für Ihre Dokumentation möchten Sie möglicherweise eigene Klassen erstellen, um bestimmte Geräte oder Systeme zu dokumentieren. In diesem Beispiel erstellen wir eine eigene Klasse für Dockingstationen und fügen ein Gerät dieser Klasse zu unserer Workstation hinzu.

Wir wechseln über die Navigation oben rechts zu den Einstellungen.

Hier sehen wir in der linken Navigation den Menüpunkt CMDB-Konfiguration -> Klassen. Im nächsten Schritt erstellen wir über die Schaltfläche "Neue Klasse" eine neue Klasse für Dockingstationen. Als Sammlung wählen wir nun "Infrastruktur" aus. Die Sammlung können wir später jederzeit ändern. Mehr dazu später.

Für Dockingstationen sollen die Investitionskosten erfasst und ein fester Standort zugewiesen werden. Dazu aktivieren wir nun über die Schaltfläche "Kategorie hinzufügen" die Kategorien "Standort" und "Buchhaltung".

Bei Bedarf können wir nun ein separates Symbol für die Anzeige in der Klassenübersicht auswählen.

Den Punkt "Standortklasse" können wir auf "Deaktiviert" belassen. Diese Option muss nur aktiviert werden, wenn wir die Klasse als Standort für andere Objekte verwenden möchten. Beispiele hierfür wären Etagen, Schränke, Werkstätten oder Ähnliches.

Nun wechseln wir zurück zum CMDB-Finder und rufen die Sammlung "Infrastruktur" auf. Hier finden wir unsere neue Dockingstation-Klasse und können ein neues Gerät anlegen.

Hier können wir nun die Investitionskosten eingeben und den Arbeitsplatz von George Smith über die Kategorie "Standort" verknüpfen.

Sehen wir uns nun den Arbeitsplatz von George Smith an. Dazu wechseln wir zurück zur Klasse "Arbeitsplatz" und öffnen diese.

In der Kategorie "Standort (verknüpfte Objekte)" sehen wir nun drei verknüpfte Objekte. Unser erstelltes Notebook, den dazugehörigen Bildschirm und die Dockingstation.