Erste Schritte#

• Kennen Sie Ihre Anforderungen
• Kennen Sie Ihre Benutzer
• Kennen Sie Ihre vorhandene Dokumentation
• Kennen Sie Ihre IT
• Kennen Sie Ihre Prozesse
• Nehmen Sie sich Zeit
• Dokumentieren Sie Ihre Dokumentation
• Denken Sie über den Tellerrand hinaus
• Fazit

Häufig werden wir mit folgenden Fragen oder ähnlichen Überlegungen konfrontiert:

Wenn ich noch keine IT-Dokumentation habe: Wie fange ich am besten an? Mit wie vielen Details beginne ich? Welchen Bereich decke ich zuerst ab: Clients und Server? Gebäude und Räume? Das Netzwerk? Wie viele Kategorien muss ich abdecken, um einen guten Überblick zu erhalten? ...

Wer sich intensiv mit dem Thema IT-Dokumentation beschäftigt, wird schnell erkennen, dass hier wie auch anderswo gilt: Der erste Schritt ist immer der schwerste.

In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, wo die Gründe für diese Fragen liegen und wie wir sie optimal beantworten können.

Kennen Sie Ihre Anforderungen#

Es ist kein Zufall, dass sich Menschen mit dem Thema IT-Dokumentation beschäftigen. Sie funktioniert nicht von selbst und ist kein Selbstzweck.

Die Forderung nach einer IT-Dokumentation in der IT-Organisation kommt entweder aus der IT-Abteilung selbst, von höheren Ebenen, vom Management oder von außen (Compliance).

Bevor Sie sich mit Tools wie docupike beschäftigen, sollten folgende Fragen geklärt sein: Welche Ziele möchten Sie mit der IT-Dokumentation erreichen oder unterstützen? Haben die Administratoren den Überblick über die Infrastruktur verloren? Möchte die Geschäftsleitung (IT-)Dienstleistungen festlegen, die den internen Abteilungen und/oder Kunden angeboten werden sollen? Gibt es Gesetze, Normen oder Richtlinien, die eine IT-Dokumentation vorschreiben?

Es gibt verschiedene Ansätze: Top-Down beschreibt, wie die Anforderungen in einem Prozess von oben nach unten aufgeschlüsselt werden. Das gilt auch für die Dokumentation: Bevor Sie sich mit den Details einzelner IT-Komponenten befassen, erstellen Sie ein Gesamtbild. Bottom-up ist das Gegenstück: Auf der Grundlage einer detaillierten Infrastruktur können Sie Services modellieren, Wartungsverträge vergeben oder Notfallpläne erstellen. In gewissem Maße kommen die Anforderungen jedoch gleichzeitig von allen Seiten. Bevor Sie also auch nur eine IP-Adresse dokumentieren oder eine Server-Spezifikation auslesen, sollten Sie diese Anforderungen kanalisieren und in durchdachte Strukturen bringen.

Kennen Sie Ihre Nutzer#

Eine der wichtigsten Fragen lautet: Wer arbeitet mit der IT-Dokumentation? Wer profitiert von der Dokumentation? Sowohl in kleinen als auch in großen IT-Organisationen ist es sinnvoll, ein Dokumentationsteam einzurichten, das sich gemeinsam mit allen Fragen rund um dieses Thema befasst. Häufig gibt es in dem Team einen Dokumentationsmanager, der alle Prozesse rund um die IT-Dokumentation koordiniert. Darüber hinaus gibt es in der Regel eine Person aus der Führungsetage, die als Sponsor fungiert und Ressourcen (Zeit und Geld) bereitstellt, um die Einführung der IT-Dokumentation erfolgreich zu gestalten. Darüber hinaus gibt es verschiedene andere Personen, die aktiv an der Gestaltung der IT-Dokumentation mitwirken oder sie passiv für ihre eigenen Zwecke nutzen.

Kennen Sie Ihre bestehende Dokumentation#

Selten fängt man wirklich bei Null an. Grob geschätzt verwenden etwa 100 Prozent unserer Kunden das Konkurrenzprodukt von docupike namens Excel. Listen mit IP-Adressen, Raum- und Kontaktlisten, Rack-Pläne ... wir haben schon alles in zweidimensionaler Form dokumentiert gesehen. Vielleicht haben Sie auch andere Spezialtools, die die aktuelle ITSM-Landschaft prägen. Möchten Sie diese durch docupike ersetzen? Können gesammelte Daten wiederverwendet werden? Gibt es Exporte oder Schnittstellen? In diesem Zusammenhang ist Datenintegration ein wichtiges Stichwort. Aber müssen Sie die Daten in jedem Fall manuell eingeben oder können sie automatisch verarbeitet werden?

Kennen Sie Ihre IT#

Beginnen wir mit einem Zitat:

Man sieht nur, was man weiß.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie haben Recht, es ist ein Zitat von Johann Wolfgang von Goethe. Im Zusammenhang mit diesem Artikel bedeutet es, dass es für die Administration und das Management schwierig ist, ohne eine ausreichend detaillierte und aktuelle Dokumentation den Überblick über die IT-Infrastruktur zu behalten.

In diesem Zusammenhang geht es darum, die Lücke zwischen Detailreichtum und Abstraktion zu schließen. Wenn Sie entscheiden müssen, ob neue Informationen in die IT-Dokumentation aufgenommen werden sollen oder nicht, stellen Sie sich folgende Frage: Was wären die Vorteile, wenn diese Details auf diese Weise erfasst, aufbewahrt und anderen zugänglich gemacht würden? Eine zu detaillierte Dokumentation birgt die Gefahr, dass sie den Leser überfordert und unbrauchbar erscheint. Muss jedes Kabel im Rechenzentrum mit Angaben zu Länge und Farbe erfasst werden? Oder reicht es aus, die Portverbindungen zwischen aktiven Netzwerkkomponenten zu dokumentieren?

Viele unserer Kunden beginnen mit der Auflistung von Standorten (Gebäude, Räume, Racks), um Server- und Netzwerkinfrastrukturen abzubilden. Dann folgen schnell die nächsten Schritte: Software und Dienste, Clients und Arbeitsplätze, passive Komponenten (Patchfelder und Kabel).

Ergo: Jedes Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Dazwischen kann und sollten Meilensteine liegen, die in der Praxis erreichbar sind. Das Gleiche gilt für die Einführung der IT-Dokumentation. Welche Punkte haben eine hohe Priorität, welche eine niedrige?

Kennen Sie Ihre Prozesse#

IT-Dokumentation ist nur dann nachhaltig, wenn sie stets auf dem neuesten Stand ist und fest in den Arbeitsprozessen Ihrer Mitarbeiter verankert ist. Nur aktuelle Informationen sind nützlich. Veraltete oder falsche Informationen sollten Sie in jedem Fall vermeiden. Bevor Sie den "Schalter umlegen" und Ihre IT-Dokumentation im Live-Betrieb implementieren, sollten Sie alle Prozesse identifizieren, in denen IT-Dokumentation relevant ist. Ein Beispiel: Wenn docupike in den gesamten Lebenszyklus einer IT-Komponente integriert wird, angefangen bei der Planung über die Beschaffung und Inbetriebnahme bis hin zur Entsorgung, hat dies entscheidende Auswirkungen auf viele Prozesse (und andere Tools). In diesem Zusammenhang sprechen wir von einem "Leitsystem".

Nehmen Sie sich Zeit#

Sie können nicht morgen mit der IT-Dokumentation beginnen und erwarten, dass sie über Nacht fertig ist. Es braucht Zeit, um die Fragen zu beantworten, wer wann was wie dokumentiert. In kleineren Unternehmen kann es schneller gehen als in größeren, bis die IT-Dokumentation live gehen kann. Mehrere Wochen oder Monate sind eher die Regel als die Ausnahme. Sie sollten dabei das bekannte magische Dreieck aus dem Projektmanagement beachten. Die wichtigsten Punkte sind dabei Kosten, Qualität und Zeit. Innerhalb des Dreiecks befindet sich das Projekt. Der Projektmanager kann nun entscheiden, welche zwei der drei Ecken des Dreiecks erreicht werden sollen. Alle drei Ecken des Dreiecks gleichzeitig zu erreichen, ist oft sehr schwierig oder sogar unmöglich. Wir empfehlen, zu Beginn nicht 100 Prozent anzustreben, sondern nur 80 Prozent, wobei besonders auf eine hohe Qualität geachtet werden sollte.

Dokumentieren Sie Ihre Dokumentation#

Es führt kein Weg daran vorbei, die für die IT-Dokumentation wichtigen Dinge festzuhalten: Wie sieht das Design der IT-Dokumentation aus? Welche Prozesse sind definiert? Daher ist es sinnvoll, ein Wiki mit genau denselben Informationen wie docupike zu führen. Glücklicherweise ist ein Wiki oder Dokumentenmanagementsystem in den meisten Fällen bereits vorhanden und kann somit für diesen Zweck genutzt werden.

Über den Tellerrand hinausschauen#

Wer Inspiration sucht oder aus einem Erfahrungsschatz schöpfen möchte, ist bei uns genau richtig. Neben regionalen Anwendertreffen und bundesweiten Anwenderkonferenzen bieten wir Ihnen zahlreiche Kontaktmöglichkeiten, um sich über docupike und IT-Dokumentation auszutauschen.

Und wenn Sie einen starken (Service-)Partner benötigen, bieten wir und unsere Partner Ihnen Workshops, Pakete und vieles mehr, die ideal für die Startphase von docupike geeignet sind.

Fazit#

"Wo fange ich jetzt an?" Diese Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten. Sonst hätten wir Ihnen die ausführliche Erläuterung dieses Themas ersparen können.

Tatsächlich hängt die Antwort von vielen Faktoren ab, die berücksichtigt werden müssen. Jede IT-Organisation und -Infrastruktur ist anders und unterliegt einer gewissen Dynamik. Daher können wir Ihnen keine allgemeine Antwort geben. Die Implementierung einer IT-Dokumentation ist und bleibt eine individuelle Aufgabe. Kontaktieren Sie uns gerne! Wir helfen Ihnen gerne weiter!