Documents Creator#

Der Documents Creator wandelt Ihre Dokumentationsdaten in benutzerfreundliche PDF-Dokumente um. So erreichen Sie ein vielfältiges Publikum, von technisch versierten Stakeholdern bis hin zu weniger digital versierten Entscheidungsträgern.

Die Dokumente können als Dokumentationsgrundlage für Audits, Konformitätsprüfungen und Kundenberichte dienen. Der Documents Creator ist im Untermenü "Reports" in der Hauptnavigationsleiste verfügbar.

Rechte#

Sie sollten die Rechte überprüfen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die derzeit verfügbaren Rechte umfassen "Herunterladen", "Dokumente verwalten" und "Mailing verwalten". Darüber hinaus gibt es eine Option, um alle verfügbaren Rechte (einschließlich zukünftiger Updates) zuzuweisen.

Design your documents#

Eine Lösung passt nicht für alle, insbesondere nicht in der Welt des IT-Asset-Managements. Verschiedene Stakeholder haben unterschiedliche Anforderungen. Passen Sie Ihr Dokument mit verschiedenen Kapiteln und Abschnitten an und entscheiden Sie, welche Elemente Ihrer IT-Asset-Daten im Mittelpunkt stehen sollen.

Globale Dokumente#

Globale Dokumente sind in allen Mandanten verfügbar und dienen dazu, Dokumente gemeinsam zu nutzen. Wenn Sie ein Dokument mit Daten aus verschiedenen Mandanten füllen möchten, sind globale Dokumente die richtige Lösung.

Mieterunterlagen#

Mieterunterlagen sind so konzipiert, dass sie nur für bestimmte Mieter verfügbar sind. Sie können nicht geteilt oder von Unbefugten eingesehen werden.

Dokumenteneinstellungen#

Jedes Dokument muss einen Dokumenttitel haben und kann eine Beschreibung enthalten.

Kapitel#

"Titelseite" und "Inhaltsverzeichnis" sind die Standardkapitel, die nicht gelöscht, aber neu angeordnet werden können. Über die Schaltfläche "Hinzufügen" können Sie Kapitel hinzufügen, um Ihr Dokument zu organisieren.

Abschnitte#

Um ein Kapitel mit Daten zu füllen, können Sie aus einer Liste von Abschnitten auswählen:

• Objektdetails
• Text
• Überschrift
• Benutzerdefinierte Tabelle

Die Überschrift wird standardmäßig hinzugefügt. Im Abschnitt Text können Sie die unterstützte Markdown verwenden, um hochwertige Dokumente zu erstellen. Abschnitte können auch neu angeordnet oder gelöscht werden.

Im Abschnitt "Objektdetails" werden die Attribute pro Zeile angezeigt. Der Abschnitt "Benutzerdefinierte Tabelle" zeigt das Ergebnis in Form einer Tabelle an. Wenn Sie die "In Abschnitt angezeigten Objekte" bearbeiten und Bedingungen definieren, können Sie die Ergebnismenge eingrenzen. Außerdem legen Sie die angezeigten "Attribute" fest.

Versenden von Dokumenten an die Zielgruppe#

Beschleunigen Sie Ihre Kommunikation: Anstatt Dokumente manuell zu erstellen und zu verteilen, können Sie automatisierte Mailings nutzen, um schnell und regelmäßig die neuesten und relevantesten Informationen zusammenzustellen und an Ihre Zielgruppe zu versenden.

E-Mails#

Jeder Eintrag benötigt einen Titel, einen oder mehrere Empfänger, die auch direkt eingegeben werden können, einen Betreff und eine Nachricht. Anschließend können Sie ein Ausführungsdatum festlegen und konfigurieren, ob die E-Mail in einem bestimmten Intervall versendet werden soll. Wenn Sie "Ausführung wiederholen" aktivieren, können Sie ein "Enddatum für die Ausführung" und ein Intervall auswählen. Nach Abschluss der Konfiguration wird die Mailingliste mit allen konfigurierten E-Mails angezeigt. Hier können Sie ein Mailing ändern, das Mailing pausieren oder die "Ausführungsprotokolle" auf Fehler überprüfen.